文件、報告、企劃……絕不從零做起、寄給客戶的郵件不寫開場白、開會時手機放桌上而不是塞包裡，遇到困難找人求助時，不說「幫我」，而說「拜託你」，超過七人的會議設法不參加，甚至被同事暗諷「你這人很難相處」也無妨。以上都是職場高手「不做」的事，他們因此效率更高，拿高薪高職位。
當你決定不做什麼，就會知道自己你該做什麼。
TIPS1：郵件不寫開場白，內容不寫廢話
執行力高的人，不會將郵件寫得太長，而執行力低的人則相反，他們只顧著把心思花在包裝場面話，這點自然導致他們花太多時間，就只為了回一封信。儘管寫得很用心，但對方不僅沒按照你的期望行事，大多時候根本連回都不回。
馬上行動的人，首先會考量這封信有沒有必要回，並用簡潔的文字傳達內容，甚至只回簡單一句話，像是「謝謝你」、「我知道了」，這點堪稱是行動派特有的習慣。
拉攏他人也是執行力高的人的拿手好戲，為了拉攏人參與合作，他們明白溝通方式越簡單，越容易傳達給對方，特別是當你合作的對象是大忙人時，這就是一項必備技能。
一封長文信件只會給對方帶來困擾。
不曉得大家有沒有這種經驗？當你一點開郵件，卻看到整頁滿滿的文字，瞬間喪失閱讀興致。這種情況下，光是閱讀就令人頭大了，如果還是一封必須回覆的信，難免會想：「看來要花很多時間啊。」而且對方的表達方式，有可能讓你困惑：「到底想說什麼呀？完全看不懂！」
「想跟你討論○○案件，請問能給我一點時間嗎？」寫信時，你要先寫出目的，再說明具體內容，如此便能減輕對方的負擔，也能讓對方知道該怎麼回信。
若希望對方行事流暢，就不能讓人費心思考。明明希望對方盡快行動，卻遲遲等不到回應，原因或許就出在你的信件讓對方產生混亂也不一定。
現代人大都使用即時通訊來互動，特別是 WhatsApp、Signal 等app，如果訊息過長，對方收到時應該會有很大的機率感嘆：「哇……（懶得看）。」
你如何用一句話來讓對方理解你想說什麼？
「承蒙你一直以來的照顧。我是○○公司的○○○……。」你的開場白是不是也是這種徒具形式的文字？這是否導致你每次寫信都拖泥帶水、難以看到重點？你有沒有想過，真的有需要這些開場白嗎？
如果對方是往來頻繁的合作夥伴，不妨就省略開場，直搗重點吧！例如：「你好，關於先前的○○案件……。」
我以前也偏好寫較長篇幅的信件。
不過，當我觀察有效率的人寫信都簡短俐落時，寫郵件時我就痛快斬斷無謂的開場白，以及和工作無關的內容。當我把花在場面話的時間，拿來做其他事情後，深刻感受到自己因此能完成更多工作了。
請你一定要重新審視自己寫信的方式。
- POINT：效率高的人，信件內容都簡短俐落。
TIPS2：閒人才回覆每封信件，有能力者挑信回
行動派不會回覆所有信件。
常聽人說，工作能力高的人都會很快回信、立即回覆，不過，他們並不是對所有郵件都馬上答覆。
高效率的人，會先釐清事情的緊急度和重要性才付諸行動。
工作上一有要緊且重要的事情，立即答覆確實為上上之策，但若大小事情全都如此的話，就無法專注於眼前的任務。
就個人經驗來說，真正有必要馬上回的信件，頂多只占10％左右。絕大多數都沒必要及時回應，更別說其中本來就有很多不用回覆的信件。
一般而言，越閒的人回信越快。
這種人搞不清楚問題的輕重緩急，所以一收到信就先回了再說，完全沒意識到這麼做不僅無法提升效率，也白白浪費自己的時間和精力。
以我為例，某天，我一早就要錄廣播節目，中午邊用餐邊開會，午餐後又去開另一場會，之後又為了其他案件繼續開會……光是這樣東奔西走，轉眼間就天黑了。這期間幾乎無法檢視郵件，所以累計了為數不少的待讀信件。如果每一封都要處理得仔細周到，就沒有時間和精力去做其他工作。
社群網路的留言也一樣。除非覺得對自己有好處才回，其餘的不回也沒關係，所以我都預設不回覆。畢竟那些毫無成效的你來我往，不會帶來任何益處。
前日本國家足球隊教練岡田武史曾在某場演講上表示：「學會主體性（按：主觀性，意指以主體自身需求為出發點─即個體的觀點、經驗、意識、感受，去看待事物，subjectivity）是日本人向來跨越不了的高牆……這點不僅限於足球界，整個社會都一樣。」當我聽到這段話時，忍不住強力點頭認同。我將從中得到的啟發，發表在社群網路上，然後有人留言說：「我曾見過岡田教練喔。」這種留言我通常都當作沒看到。
附帶一提，如果我收到曾見過面的人申請加入臉書好友的話，我基本上都會同意，但之後，臉書的 Messenger 會時不時收到這些人舉辦的講座說明信。這種訊息我也一律不回，只要讓對方知道收信人有看到就夠了，有興趣再回信即可。
與電子郵件相比，WhatsApp、Signal 或 Messenger 等即時通訊的文字很短，會像對話一樣快速交流，我對這些通訊工具，也同樣預設不答覆。話雖如此，當工作上遇到緊急且重要、有必要快速進行的事情，以及當下需要為某事下結論時，我會及時回信。
你需要問問自己：「這封信真的不回不行嗎？」大小事都會馬上回信的人，只會讓人覺得欠缺工作能力。
POINT：既緊急又重要的信件，只占一成左右。
TIPS3：避免參加七人以上的會議
工作上免不了要開會。但你是否很清楚每一次開會的目標和意義？你一定也覺得有很多會議是沒必要的吧。我覺得為了參加而參加會議，除了浪費時間之外別無益處。
我在決定要不要出席前，一定會先確認議題、與會者有誰和人數，如果感覺成效可能很差，就不會出席會議，我會告訴對方，會議跟其他重要預定邀約重疊，所以無論如何都沒辦法參加。由於你早有其他重要安排，對方也只能摸摸鼻子接受。
此外，我也盡量不參加人數眾多的會議，因為很沒效率。開會就是為了讓大家當場交換意見，然後根據這些意見做決定。而在開會時不表示意見的人，不就沒必要特地到場嗎？
要想提升會議的成效，重點在於有明確目標、勇於發表意見的人，以及現場氣氛。這樣一想，當參與者越多，每個人的發言機會就會減少，只要有一方說不停，其他人便很難發言，成效自然低落。
假如是四人會議，由於每個人都能發言，所以能讓會議上的承諾更有效力。我認為人數少的會議，每個人會有更高的目標意識，就有可能在短時間內開完會。
會議之所以散漫冗長、成效不彰，就在於人數眾多，導致目標意識低落的人太多所致。這點跟私人聚餐也一樣。東聊西扯或許自有其樂趣所在，但不知為何，我覺得參加這種聚餐本身很沒意義。
就算我當場想向其他參加者提問或商量事情，也會因為人太多而無法如願。我覺得這種聚會是打聽其他業界狀況的好機會，也是能好好思考新合作的契機，所以很希望是能深入交流的場合。
除非不得已，我一般會竭力避免參加七人以上的會議或聚餐。
麥可．曼金斯（Michael Mankins）在其著作《時機、天分與能力》（Time, Talent, Energy）中寫道：「會議人數一旦超過七人，每增加一人，做出優質判斷的可能性就會下降10％。」
考量到會議桌和餐廳的餐桌，一般多以六人為限。這樣就算是坐在對角邊席的人，應該也能聽到彼此的聲音並交談。不過，假如是能容納七人以上的大餐桌就有困難了。由於坐在對角的人距離被拉遠了，參與感自然很低。
POINT：人數眾多的會議，多半很沒效率。
來源：大是文化／《管理，就是先決定不做的事：事業想成功、投資想賺錢、職場有表現，你需要的不是馬上行動，而是先明白哪些事「不做」。》 塚本亮 著
原文轉載自 Vogue TW
